Dematerializzazione: è la scomparsa del documento cartaceo?

In tema di dematerializzazione abbiamo avuto l'opportunità di porre qualche domanda a Michele Mantovani, Regional Country Manager, IIG, per EMC, importante realtà internazionale che opera nel campo delle soluzioni per la gestione a 360 gradi dell'informazione digitale.

-E' riduttivo considerare il concetto di dematerializzazione come una "semplice" digitalizzazione della documentazione cartacea?

Si, è certamente riduttivo. La dematerializzazione è un tema legato all’eliminazione degli archivi fisici cartacei a vantaggio della realizzazione di archivi informatici ed ha prevalentemente due obiettivi: il primo legato all’eliminazione dei documenti cartacei andandoli a sostituire con documenti informatici o, nel caso, ad eliminarli del tutto (scarto); il secondo è invece legato alla riduzione della creazione di nuovi documenti su carta. Mentre il primo obiettivo è tipicamente legato alla digitalizzazione, il secondo è legato invece alla gestione ed archiviazione di tutti quei documenti che nascono digitali e come tali vanno conservati.

-La dematerializzazione rappresenta una strada per la riduzione di costi amministrativi. Ma quali sono i costi iniziali per rendere la dematerializzazione una realtà e di quali risorse è necessario disporre?

Un errore ricorrente è quello di considerare il costo della dematerializzazione legato solo alle attività di digitalizzazione (la scansione dei documenti cartacei) e all’acquisizione delle infrastrutture informatiche sia hardware sia software per la gestione elettronica dei documenti. Questo approccio trascura le problematiche legate a quegli aspetti organizzativi che la dematerializzazione comporta; è infatti indispensabile verificare l’impatto provocato sull’organizzazione delle amministrazioni/aziende a seguito del passaggio completo all’archiviazione digitale o della gestione del regime misto digitale/cartaceo durante il periodo di transizione; inoltre, specialmente se si tratta di pubblica amministrazione, si deve definire una commissione di scarto per decidere quali documenti possono essere eliminati e quali invece devono essere digitalizzati (teniamo infatti presente che è inutile digitalizzare documenti il cui valore economico/legale/amministrativo/culturale è praticamente nullo). Tra gli aspetti da considerare per evitare di produrre nuova carta è poi necessario porre attenzione al ruolo fondamentale assunto dalla posta elettronica semplice o certificata che ha forti impatti organizzativi e procedurali.

-Che soluzioni propone EMC che possono essere idonee alla gestione dei documenti digitali?

EMC propone una piattaforma completa per la gestione dei documenti digitali che risponde al tema della dematerializzazione per quanto riguarda la digitalizzazione, la gestione documentale propriamente detta, la gestione dei processi e la gestione delle email. La risposta di EMC alla digitalizzazione è la piattaforma Captiva, leader di mercato e riconosciuta dai principali analisti internazionali. Una volta prodotta l’immagine digitale del documento originale (cartaceo, microfilm, microfiche o altro) tramite appositi sistemi (tipicamente gli scanner), la piattaforma di EMC , grazie ad evoluti automatismi, è in grado di “pulire” l’immagine eliminando le imperfezioni e orientando la stessa correttamente, di estrarre dati che possono essere trasmessi ad altri sistemi informatici o essere utilizzati per classificare il documento in modo automatico. La gestione documentale è supportata dalla piattaforma EMC Documentum, che consente la catalogazione, l’archiviazione, la ricerca, la modifica, la diffusione, l’ applicazione di criteri di sicurezza ed altro ancora propriamente collegati alla gestione del documento informatico. La gestione dei procedimenti è invece garantita da EMC Documentum xCelerated Composition Platform, innovativa soluzione e significativo passo avanti verso la rapida erogazione di quelle che il mercato definisce “applicazioni contestuali”. Grazie a questa piattaforma, system integrator, independent software e sviluppatori IT interni, possono creare ed implementare rapidamente soluzioni di case processing a costi ridotti utilizzando un numero inferiore di risorse. Infine la gestione delle email, diventate un sistema di comunicazione e di business presente presso tutte le organizzazioni, è supportata da EMC SourceOne, una serie di soluzioni per l’archiviazione, e-Discovery e compliance che aiutano le aziende a gestire centralmente i diversi contenuti, ordinandoli e gestendo le informazioni in tutto il loro ciclo di vita.

-La sicurezza è un aspetto fondamentale nella dematerializzazione: quali tecnologie vengono impiegate a tal proposito?

L’offerta EMC in termini di sicurezza è completa ed esaustiva. I prodotti e le soluzioni della piattaforma EMC Documentum per la gestione documentale sono in grado di risolvere i problemi di sicurezza e conformità essendo compliance con i principali sistemi di autenticazione ed accesso ai sistemi informatici. La sicurezza viene poi arricchita dai prodotti di RSA, security division di EMC come ulteriore elemento applicabile per la realizzazione di reti e sistemi sicuri; infine l’offerta di prodotti per il backup e per la ridondanza dei dati (alta affidabilità e disaster ricovery) completa la proposta EMC per il mercato della gestione documentale.

-E' possibile dematerializzare completamente qualunque documento o, per legge, vi sono alcune tipologie di documenti che necessitano di almeno una copia cartacea? 

La dematerializzazione è un tema regolamentato da una ricca normativa in costante evoluzione che ha visto, tra le novità più importanti e recenti, un contributo importante nel Gennaio 2006 con il Codice dell’Amministrazione digitale promosso dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie; esistono inoltre altre indicazioni e norme in materie particolari come il fisco, la salute, il lavoro e la giustizia emanate dai rispettivi ministeri che regolano la gestione dei documenti e che forniscono utili risposte legate alla problematica della dematerializzazione. Per rispondere alla domanda bisogna partire dal fatto che la dematerializzazione completa dei documenti comporta non solo la digitalizzazione ma l’eliminazione dei documenti digitalizzati. Mentre per il primo punto non esistono limitazioni particolari (tutti i documenti possono essere digitalizzati), l’eliminazione del cartaceo invece è più articolata, in particolare per la pubblica amministrazione dove gli originali cartacei non possono essere automaticamente distrutti (anche se non più utili) essendo soggetti alla tutela del Ministro dei Beni Culturali. Più semplice è la situazione delle aziende private perché tutti i documenti (tranne quelli di comprovato valore storico), una volta digitalizzati opportunamente secondo la normativa, possono essere distrutti.

-Come è possibile conciliare il concetto di dematerializzazione con un Paese, come l'Italia, dove il livello dell'alfabetizzazione informatica/tecnologica è ancora piuttosto basso?

La consapevolezza del forte risparmio legato alla dematerializzazione, ripreso e sottolineato più volte dalle Istituzioni e dalle associazioni di categoria, è un forte elemento a favore della politica di investimenti necessari ad intraprendere questa strada. Dal punto di vista normativo, i regolamenti continuano ad evolvere e forniscono indicazioni sempre più chiare e pertinenti per cui sin da subito si possono implementare progetti di dematerializzazione. Come fornitore di tecnologia, EMC è interprete primario nel tema della dematerializzazione presentando al mercato una piattaforma completa per affrontare con successo questo passo importante dal quale si traggono non solo benefici economici ma si migliorano notevolmente le procedure amministrative tra aziende, pubblica amministrazione e cittadini.

-Nella realtà dei fatti: a che punto siamo in Italia?

Pur avendo iniziato ad occuparsi in termini normativi fin dalla fine degli anni ’90 con lungimiranza ed in anticipo rispetto ad altri paesi europei, solo di recente l’Italia dispone di una serie di norme che regolano la materia della dematerializzazione. Tali disposizioni hanno consentito ad aziende ed enti pubblici di affrontare il tema della dematerializzazione con progetti specifici anche se spesso limitati ad alcuni aspetti organizzativi e non in grado di abbracciare tutti gli ambiti operativi che sono coinvolti nel ciclo della carta. Nella pubblica amministrazione il progetto che ha visto maggiore diffusione è quello dell’ adozione di un sistema di protocollazione elettronico e conseguente gestione documentale; molti enti centrali e locali hanno già adottato delle soluzioni in questo ambito e migliorato così alcuni aspetti organizzativi con conseguente risparmio di costi. L’iniziativa recente dell’ introduzione della pec (posta elettronica certificata) contribuirà maggiormente ad affrontare altri aspetti della dematerializzazione con benefici per i cittadini e le imprese che operano con la pubblica amministrazione. Nel mondo delle aziende private i progetti più diffusi sono in ambito amministrativo legati alla gestione del ciclo passivo (dematerializzazione delle fatture) e dei documenti dell’ufficio del personale (cedolini degli stipendi, cud). Pur consapevole che molto rimane da fare sul tema della dematerializzazione in Italia, EMC è orgogliosa di aver partecipato al successo di molte iniziative sia nella pubblica amministrazione sia nel mondo delle imprese con la fornitura della sua piattaforma EMC Documentum confermandosi un interlocutore primario in grado di rispondere, anche con la sua vasta rete di partner qualificati sul terriorio, alle esigenze crescenti legate al tema della dematerializzazione.