Posta Elettronica Certificata: tempo fino al 30 giugno

Abbiamo avuto l'opportunità di approfondire il tema della Posta Elettronica Certificata con Stefano Sordi, direttore marketing di Aruba, uno dei 23 gestori certificati per l'erogazione del servizio PEC.

Quali sono i presupposti tecnologici che determinano il valore legale di un messaggio PEC?

Ciò che determina il valore legale di un messaggio di posta elettronica certificata è la certezza dell’invio e dell’avvenuta consegna del messaggio, analogamente a quanto avviene con una raccomandata con ricevuta di ritorno - così come stabilito dalla normativa vigente (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

A livello tecnologico, ciò è possibile attraverso le caratteristiche stesse della piattaforma utilizzata dai gestori di Posta Elettronica Certificata: per ogni messaggio inviato o ricevuto, la piattaforma produce una serie di ricevute che attestano in maniera inequivocabile la data e l’ora esatta in cui un messaggio è partito e giunto a destinazione.

L'esperienza d'uso per l'utente è differente rispetto all'impiego di una casella di posta elettronica tradizionale?

No, l’esperienza d’uso per l’utente è assolutamente analoga a quella che avrebbe con un messaggio di posta elettronica tradizionale.

Ciò che l’utilizzo di una casella PEC aggiunge è che, per ogni mail spedita, si riceveranno sempre due notifiche, la prima a conferma dell’invio, e un’altra di avvenuta ricezione (o di mancata consegna nel caso in cui l’indirizzo del destinatario sia errato o non corrisponda ad una casella di tipo PEC).

Tali ricevute costituiscono una prova legale della spedizione sia del messaggio che di eventuali allegati e dunque sono opponibili a terzi in caso di contenzioso.

A tale riguardo è interessante notare che, nel caso in cui il titolare cancelli per errore le ricevute, può richiedere al proprio gestore una traccia informatica, con analoga valenza legale, delle comunicazioni effettuate con la propria casella PEC. Il Gestore infatti è tenuto a conservare su appositi file di log per un periodo minimo di 30 mesi tutte le comunicazioni che avvengono nel proprio sistema.

Parlando invece di sicurezza: ci sono differenze tra la PEC ed una casella di posta elettronica tradizionale? 

Sì, certo, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, non solo certifica l’avvenuta spedizione e consegna della mail –con relativo riferimento temporale, ma è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

Va fatto presente inoltre che, all’interno della ricevuta di consegna è presente, come allegato, il messaggio originale spedito (allegati compresi) per cui il mittente è sempre in grado di verificare se ciò che è stato consegnato è uguale a ciò che è stato spedito.

Quali sono i requisiti necessari per poter diventare un gestore certificato PEC?

Per diventare gestori di PEC e, quindi, essere inseriti nell'Indice Pubblico dei Gestori (IGPEC) , è necessario predisporre una struttura rispondente ai requisiti tecnici, logistici ed organizzativi previsti dalla normativa ed in grado di supportare l’erogazione del servizio, predisponendo inoltre un manuale operativo – consultabile da chiunque ne faccia richiesta.

Ulteriori necessità sono quelle di disporre di uno staff ed una struttura tecnico-amministrativa per l'erogazione del servizio, avere un capitale sociale di 1.000.000 di euro, essere in possesso di certificazione di qualità ISO 9001 e stipulare una polizza assicurativa per la copertura di possibili danni di esercizio.

Il prossimo 30 giugno entra in vigore la nuova normativa contenuta nel DL 179/2012: chi sono i soggetti interessati? Cosa cambia rispetto allo status quo?

I soggetti coinvolti dalla nuova normativa sono tutte le ditte individuali che non abbiano ancora registrato una propria casella PEC al Registro delle Imprese. Si tratta di una variegata popolazione di oltre 3 milioni di soggetti con attività d’impresa appartenenti a svariati settori, dall’industria al settore agricolo, a quello dei servizi. Parliamo di attività di ogni tipo, dalla ristorazione alla consulenza finanziaria, dai negozi di varia natura alle categorie degli architetti, dei geometri e non solo.

A seguito di tale introduzione immaginiamo che ci possa essere anche un reale incremento dell’utilizzo dello strumento: in uno scenario nel quale tutti i soggetti con personalità giuridica disporranno obbligatoriamente di un sistema di comunicazione certificato, supponiamo che verranno anche introdotte iniziative e procedimenti normativi che vadano ad incentivarne l’uso. Si potrebbe, per esempio, richiedere l’invio di fatture solo tramite PEC, così da abbattere l’uso della carta come richiesto anche dall’Agenda Digitale.